Equipamentos de TI parados: quais custos e oportunidades sua empresa deve avaliar?

Quase toda empresa acumula equipamentos que saíram de uso: notebooks devolvidos, desktops substituídos, monitores de uma área desativada. Nem sempre isso é um problema. Mas, sem uma decisão, esses itens tendem a ficar no meio do caminho, nem em uso, nem destinados.

Custos que costumam passar despercebidos

Espaço ocupado

Salas, armários e depósitos usados para guardar equipamentos poderiam ter outra finalidade. Em locais alugados ou com espaço limitado, isso pesa mais.

Controle e inventário

Bens registrados continuam exigindo conferência, localização e atualização de cadastro. Esse trabalho recai sobre TI e patrimônio mesmo quando o equipamento não é usado.

Movimentação e armazenamento

Mudanças de layout, consolidação de unidades ou reformas obrigam a transportar e reacomodar itens parados, às vezes mais de uma vez.

Incerteza sobre o reaproveitamento

Muitos equipamentos ficam guardados “para o caso de precisar”. Quando ninguém define critérios para essa reserva, ela cresce sem que se saiba quantos itens serão de fato reutilizados.

O valor de revenda também muda com o tempo

O mercado de equipamentos usados acompanha a chegada de novas gerações, a demanda por determinadas configurações e o estado dos itens. Por isso, uma avaliação feita hoje pode ser diferente de uma feita meses depois. Não há uma taxa única que valha para todos os modelos, e não seria correto prometer que vender imediatamente é sempre a melhor escolha.

Como exemplo histórico dessa variação, o ITAD Benchmarking Report 2024, da Cascade Asset Management↗ (fonte externa, abre em nova aba) registra que o preço médio de revenda de notebooks caiu 26% em 2023 em comparação com 2022, e que a queda média para desktops e monitores foi de 36%. O mesmo relatório registra, porém, recuperação dos preços ao longo de 2023 — os dados não descrevem uma trajetória de queda contínua.

A variação dos preços reforça a importância de avaliar as condições atuais do lote. A NoteON considera composição, quantidade, estado e localização para apresentar uma proposta de compra.

Pesquisas sobre ciclo de vida de dispositivos ajudam a entender por que o tema ganhou espaço nas empresas. Em um estudo da Forrester Consulting encomendado pela Intel↗ (fonte externa, abre em nova aba), publicado em 2024, mais da metade dos gestores ouvidos apontou a economia de custos entre os principais benefícios de adotar uma abordagem de ciclo de vida para dispositivos, ao lado de objetivos de sustentabilidade.

Quando manter uma reserva faz sentido

Guardar parte dos equipamentos pode ser uma decisão acertada. Alguns exemplos:

• Reposição rápida de máquinas com defeito enquanto a substituição não chega.
• Contratações previstas para os próximos meses.
• Projetos temporários ou ambientes de teste.
• Peças de reposição para modelos que ainda estão em uso.

O que costuma ajudar é definir o tamanho dessa reserva e revisá-la periodicamente. O que exceder esse volume pode ser avaliado para venda.

Fatores para levantar antes de decidir

Com esse levantamento em mãos, fica mais simples comparar a alternativa de manter os itens com as condições de uma proposta comercial. Para o passo a passo de uma troca planejada, veja Renovação do parque de TI.