Renovação do parque de TI: planeje o destino dos equipamentos antes da troca

Projetos de renovação costumam concentrar atenção na compra, na configuração e na entrega das máquinas novas. O destino das antigas fica para depois, e é aí que surgem salas lotadas, equipamentos sem dono e dúvidas sobre os dados.

Não há um prazo universal para trocar computadores, nem garantia de que substituir sempre reduz custos. Cada empresa decide conforme desempenho, suporte, segurança e orçamento. O que vale para qualquer cenário é planejar o que acontece com os itens que saem.

Pensar no ciclo completo do equipamento

A ideia de olhar o dispositivo do início ao fim de seu uso aparece em pesquisas do setor. No estudo da Forrester Consulting encomendado pela Intel↗ (fonte externa, abre em nova aba), de 2024, os gestores ouvidos associaram a abordagem de ciclo de vida a benefícios como redução de resíduos eletrônicos e economia de custos. Trata-se de percepção declarada pelos participantes, em organizações com programa ESG fora do Brasil, e não de uma medição de resultados.

Etapas para planejar a saída dos equipamentos

1. Cronograma de liberação

Relacione as datas de entrega das máquinas novas com as datas em que as antigas estarão disponíveis. Trocas escalonadas geram lotes menores ao longo do tempo; trocas concentradas geram um lote grande de uma vez.

2. Inventário preliminar

Liste categorias, modelos, configurações e quantidades previstas. Mesmo estimativas ajudam a dimensionar armazenamento temporário e retirada.

3. Reaproveitamento interno ou venda

Defina quais itens seguem como reserva, quais vão para outras áreas e quais podem ser liberados. Essa separação deve acontecer antes da retirada para não misturar lotes.

4. Estado e configuração

Registre o que funciona, o que tem defeito e o que está incompleto, como fontes ou carregadores ausentes. Essas informações influenciam a avaliação comercial.

5. Tratamento das mídias

Decida antes como serão tratados HDs e SSDs: método, responsáveis e documentação. O tema é detalhado em Dados em HDs e SSDs.

6. Aprovações

Identifique quem aprova a liberação dos bens, a baixa patrimonial e a venda. Envolver essas pessoas no início evita que o lote fique parado esperando assinatura.

7. Retirada

Combine local, acessos, horários e responsáveis pelo acompanhamento. Em prédios com regras de doca ou elevador, isso precisa ser agendado com antecedência.